PaperPort 14 Professional
SSG Meinung
Wer kennt das nicht, einen von Papierbergen überfüllten und chaotischen Schreibtisch, so dass der Tisch an sich, gar nicht mehr zu erkennen ist. Der Softwarespezialist Nuance lässt den Traum vom papierlosen Büro mit PaperPort 14 Professional erneut aufleben. Überzeugt die Software mit neuen Features, wie der Cloud und verhilft Ordnung und Übersicht am Arbeitsplatz zu schaffen?Nuance bietet PaperPort 14 in zwei Versionen an. PaperPort 14 Standard mit eingeschränktem Funktionsumfang, der für den Heimgebrauch vollkommen ausreichend ist und PaperPort 14 Professional mit erweiterten Funktionen wie SharePoint-Konnektor, PDF-Verschlüsselung oder das Zuweisen von Ordnermerkmalen. An den Zusatzfunktionen erkennt man relativ schnell, dass sich diese an Firmen bzw. Geschäftsleute richtet.
Die Installation nahm etwas Zeit in Anspruch, klappte aber problemlos auf unserem Testsystem. Nach dem Start von PaperPort 14 Professional fällt sofort die neue Multifunktionsleiste auf, die der Ribbon Oberfläche von Office 2007 ähnelt. Auf dieser Leiste sind die wichtigsten Funktionen vereint, so dass möglichst wenige Klicks zum gewünschten Ziel führen. Die Oberfläche wirkt aufgeräumt und übersichtlich, doch wie sollte es auch anders sein, bei einer Dokumenten-Managementsoftware, die genau das, mit unseren Dateien machen soll? In der unteren Leiste bieten zahlreiche Shortcuts Exportmöglichkeiten, wie zum Beispiel ausgewählte Dateien als Anhang in eine E-Mail einfügen, Dokumente in PDFs zu verwandeln oder via FTP-Server oder SharePoint an Kollegen oder Kunden zu senden. Außerdem bietet PaperPort 14 Professional eine umfangreiche Suchfunktion an, die es sogar ermöglicht, nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach deren Inhalt, sowie Autor oder Schlüsselwörter zu suchen.
Praktisch für alle Anwender, die bereits die Vorgängerversion von PaperPort nutzen, ist dass die Einstellungen übernommen werden. Das spart nach dem Update eine Menge Zeit, da nicht alles erneut eingestellt werden muss.
Ein wichtiger Bestandteil von PaperPort 14 ist die umfangreiche Scan-Funktion. Denn für ein papierloses Büro ist es zwingend notwendig, eingescannte Dokumente in einen bearbeitbaren Text umzuwandeln. Die Scanner-Einbindung war problemlos möglich und soll laut Nuance, mit nahezu allen Scannern, egal ob All-in-One-Drucker, mobiler Scanner oder Desktop-Scanner, möglich sein. Nachdem ein Dokument bearbeitet ist, lässt es sich einfach abspeichern, oder per Klick in eine PDF-Datei umzuwandeln und per E-Mail zu versenden. Nutzer von älteren Versionen werden schnell merken, dass an diesen Stellen optimiert wurde. Die Arbeitsabläufe laufen spürbar schneller und flüssiger ab, PDF-Dateien verbrauchen nun weniger Speicherplatz.
Ein neues Feature der Version 14 ist PaperPort Anywhere. Fast in allen Bereichen macht es Sinn, die Cloud zu integrieren, so auch im Dokumenten-Management. Der große Vorteil besteht darin, dass alle hochgeladenen Dokumente auch von unterwegs mit Notebook, Tablet oder Mobiltelefon abgerufen werden können. Nuance stellt für iPhone, iPad und Android-Smartphones spezielle Apps bereit, mit denen sich Ordner in der persönlichen Cloud durchsuchen, Dokumente anzeigen sowie hochladen lassen. So muss sich der Nutzer keine Gedanken mehr über den Speicherort seiner Dokumente machen, denn sie sind ab diesem Zeitpunkt jederzeit und von jedem Ort (an dem eine Internetverbindung besteht) abrufbar. Der Upload klappte schnell und problemlos und war online sofort verfügbar. Ein kleines Icon in der Taskleiste zeigt den aktuellen Synchronisationsstatus von PaperPort Anywhere an und ist für die Verbindung zwischen dem PaperPort Desktop und PaperPort Anywhere verantwortlich. Außerdem zeigt das Tool noch den freien Speicherplatz in der Cloud an. Nuance spendiert dem Käufer immerhin bis zu 1 GB kostenlosen Speicher, der für viele Kunden bereits ausreichend ist. Für alle anderen gibt es eine Upgrade-Möglichkeit auf 10 bzw. 50 GB, die gegen ein monatliches Entgelt zur Verfügung stehen.
Fazit:
Wenn man die vielen Möglichkeiten ausschöpft, die PaperPort bietet, ist ein papierloses Büro tatsächlich möglich. Die aufgeräumte Oberfläche erleichtert den Einstieg und die wichtigsten Funktionen sind schnell zu erreichen, was zur Folge hat, dass kaum Einarbeitungszeit notwendig ist. Außerdem hat Nuance an den richtigen Stellen nachgebessert und die Performance von PaperPort erhöht. Nicht zu vergessen PaperPort Anywhere, denn die Cloud ist die Zukunft, da der Anwender dadurch sehr flexibel ist und seine Daten immer dabei hat. Demnach gibt es eine Kaufempfehlung für alle, die Ordnung auf ihrem Schreibtisch lieben und gerne auf Papier verzichten möchten.
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